2013會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》學(xué)習(xí)筆記(5)

　　三、結(jié)賬

　　使用結(jié)賬功能可以對(duì)指定月份進(jìn)行結(jié)賬。結(jié)賬實(shí)際上就是指計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。

　　在電算化方式下，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對(duì)當(dāng)月日常處理限制和對(duì)下月賬簿的初始化，均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。

　　在結(jié)賬之前要作下列檢查：

　　(1)檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。

　　(2)月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。

　　(3)檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。

　　(4)核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。

　　(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬。

　　(6)如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬。如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作;計(jì)算本月各賬戶的發(fā)生額合計(jì)和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。

　　四、編制會(huì)計(jì)報(bào)表

　　(一)概述

　　第一次使用會(huì)計(jì)報(bào)表功能時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行報(bào)表初始化。所謂報(bào)表初始化，就是新建報(bào)表，定義報(bào)表格式，設(shè)置報(bào)表參數(shù)，定義報(bào)表取數(shù)公式和表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系。會(huì)計(jì)核算軟件可以通過初始化定義報(bào)表格式及表內(nèi)數(shù)據(jù)的生成公式，以后每期自動(dòng)取數(shù)計(jì)算，快速、準(zhǔn)確生成會(huì)計(jì)報(bào)表。

　　報(bào)表格式和報(bào)表公式定義合稱報(bào)表定義。報(bào)表定義工作量最大、準(zhǔn)確性要求高，直接關(guān)系到自動(dòng)編制報(bào)表的正確性。報(bào)表定義是一次性的，一旦定義正確，以后的報(bào)表編制工作都由系統(tǒng)自動(dòng)完成。為確保報(bào)表編制的正確性，報(bào)表定義時(shí)還可以根據(jù)表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系定義審核公式，以后生成報(bào)表時(shí)，由軟件根據(jù)審核公式進(jìn)行合法性檢查。

　　1.UF0報(bào)表的功能概述

　　UF0報(bào)表主要具有文件管理功能、格式設(shè)計(jì)功能、公式設(shè)計(jì)功能、數(shù)據(jù)處理功能和圖表功能。

　　2.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UF0將報(bào)表制作分為兩大部分來處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。

　　(1)格式狀態(tài)。在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸人數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕，可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　3.單元

　　單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。UF0的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元三種。

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

　　(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么，在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。

　　4.組合單元

　　組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來表示。

　　5.區(qū)域

　　區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長方形矩陣。在UF0中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個(gè)表頁，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如，A6到Cl0的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。

　　6.表頁

　　一個(gè)報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報(bào)表中的序號(hào)在表頁下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。

　　7.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。要對(duì)某一張表頁的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UF0中被稱為關(guān)鍵字。UF0共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。

　　8.函數(shù)

　　企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。UF0報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。

　　(二)新建財(cái)務(wù)報(bào)表

　　啟動(dòng)報(bào)表系統(tǒng)后，可通執(zhí)行新建命令創(chuàng)建一張空白報(bào)表。

　　(三)報(bào)表格式定義

　　報(bào)表格式就是報(bào)表的樣式。報(bào)表格式定義主要包括設(shè)計(jì)報(bào)表的表格、輸入報(bào)表的表間項(xiàng)目及定義項(xiàng)目的顯示風(fēng)格、單元屬性等。通過設(shè)置報(bào)表的表樣可以確定整張報(bào)表的大小和外觀。

　　報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性、設(shè)置關(guān)鍵字等。

　　報(bào)表格式定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　(四)報(bào)表公式定義

　　定義報(bào)表公式就是根據(jù)報(bào)表與賬簿、報(bào)表與報(bào)表、報(bào)表與其他業(yè)務(wù)模塊之間的關(guān)系，設(shè)定報(bào)表編制方法(計(jì)算公式)和報(bào)表勾稽關(guān)系(審核公式)，并錄入計(jì)算機(jī)的過程。

　　定義報(bào)表公式是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成報(bào)表的關(guān)鍵步驟。報(bào)表中的數(shù)據(jù)根據(jù)其來源可以分為三類：從賬務(wù)處理或其他模塊取數(shù)據(jù)、經(jīng)計(jì)算得到的數(shù)據(jù)、人工輸入的外部數(shù)據(jù)。對(duì)于前兩種數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了報(bào)表數(shù)據(jù)生成所需要的函數(shù)，并提供了定義報(bào)表編制公式的功能。公式是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式。操作符可以是加、減、乘、除、括號(hào)等。操作數(shù)可以是常數(shù)、表格中的其他數(shù)據(jù)、系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。在UF0表中，由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以，報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測(cè)就用到了不同的公式。報(bào)表中主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。計(jì)算公式：定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以，必須定義計(jì)算公式。

　　審核公式：用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　舍位平衡公式：用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報(bào)表公式的定義方法有直接輸入法和引導(dǎo)輸入法。進(jìn)入引導(dǎo)輸入狀態(tài)后，對(duì)函數(shù)參量進(jìn)行選擇輸入，軟件就可以自動(dòng)生成所要的函數(shù)表達(dá)式。

　　(五)報(bào)表數(shù)據(jù)處理

　　報(bào)表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報(bào)表數(shù)據(jù)、審核報(bào)表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時(shí)，計(jì)算機(jī)將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動(dòng)進(jìn)行取數(shù)、審核及舍位等操作。

　　報(bào)表數(shù)據(jù)處理一般是針對(duì)某一特定表頁進(jìn)行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時(shí)還涉及表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進(jìn)行。(1)錄入關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識(shí)，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對(duì)其實(shí)際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。

　　(2)整表重算。當(dāng)完成報(bào)表的格式設(shè)計(jì)并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計(jì)算指定賬套和指定報(bào)表時(shí)間的報(bào)表數(shù)據(jù)了。計(jì)算報(bào)表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的，既可以在錄入完成報(bào)表的關(guān)鍵字后直接計(jì)算，也可以使用菜單功能計(jì)算。

　　在會(huì)計(jì)核算軟件中，可以利用報(bào)表中的數(shù)據(jù)生成圖標(biāo)。軟件一般提供包括柱狀圖、線段圖、區(qū)域圖、餅狀圖等多種常用形式的圖表，并提供圖表向?qū)б龑?dǎo)用戶一步步設(shè)計(jì)生成符合需要的圖表。通過圖表管理可以把報(bào)表數(shù)據(jù)以圖形表示出來，使報(bào)表數(shù)據(jù)更直觀、生動(dòng)、易理解。

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