(一)憑證管理
1.憑證錄入
在電算化軟件系統(tǒng)中，憑證生成方式包括：
直接在計(jì)算機(jī)上填制記賬憑證，先由人工制單后集中輸入，其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入。
(1)憑證錄入的內(nèi)容
憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號(hào)、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。
對(duì)于系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會(huì)計(jì)科目，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;
設(shè)置為外幣核算的會(huì)計(jì)科目，要求輸入外幣金額和匯率;
設(shè)置為數(shù)量核算的會(huì)計(jì)科目，會(huì)要求輸入該會(huì)計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)。
(2)憑證錄入的校驗(yàn)
在憑證錄入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)：
�、贂�(huì)計(jì)科目是否存在，是否是初始化時(shí)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目;
�、跁�(huì)計(jì)科目是否為末級(jí)科目;
�、蹠�(huì)計(jì)科目是否符合憑證的類別限制條件;
�、馨l(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”;
⑤憑證必填內(nèi)容是否填寫完整;
�、奘止ぬ钪茟{證號(hào)的情況下還需校驗(yàn)憑證號(hào)的合理性。
憑證錄入操作圖解
注意：
(1)憑證字：新建憑證后先選擇憑證類型。
(2)憑證號(hào)：不同類別的憑證每個(gè)月分別從1號(hào)開始自動(dòng)連續(xù)編號(hào)，編號(hào)可自動(dòng)生成，取本期最大號(hào)加1生成，也可人工輸入，但不得重號(hào)，如重號(hào)則提示并拒絕保存。
(3)附件張數(shù)：手工填制;序號(hào)：自動(dòng)生成。
(4)制單日期：只允許輸入未結(jié)賬月份的憑證，已結(jié)賬期間不允許輸入憑證。
(5)摘要：簡明扼要;(英文狀態(tài)下，按兩次“.”是復(fù)制上一行摘要，按兩次“/”是復(fù)制第一條摘要)
(6)科目錄入方式：
①F7、F8、雙擊選擇輸入
�、谳斎肟颇看a、助記碼;(不能輸入漢字名稱)
系統(tǒng)會(huì)根據(jù)科目代碼自動(dòng)切換為該代碼所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱，軟件會(huì)自動(dòng)對(duì)輸入的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行檢查。
錄入的會(huì)計(jì)科目必須是最末級(jí)明細(xì)科目。
(7)金額：錄入憑證后，軟件會(huì)檢查輸入的科目金額是否爭(zhēng)取，如出現(xiàn)金額為0或借貸不相等等情況，拒絕保存。按“=”自動(dòng)借貸平衡。按“空格鍵”切換借貸金額方向，金額錯(cuò)誤，重復(fù)提示時(shí)可按“ESC鍵”刪除。輸入紅字金額按“-”。
(8)輔助信息：
往來核算科目：F7或雙擊，選擇錄入(否則會(huì)提示);
數(shù)量金額核算科目：錄入單價(jià)和金額;
外幣核算科目：錄入原幣金額，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)計(jì)算出得出本位幣的金額。
(9)通過文件—保存模式憑證可以將該憑證保存為模板，雙擊摘要可以設(shè)置摘要模板。
【例題·操作題】
(1)10日，現(xiàn)金支付財(cái)務(wù)部訂閱會(huì)計(jì)報(bào)刊雜志費(fèi)500元，附件2張。
(2)11日，從工行提現(xiàn)1000元。結(jié)算方式：支票，結(jié)算號(hào)XZ0001，附件1張。
(3)13日，購入A材料300KG，價(jià)格3000元，增值稅額510元，材料驗(yàn)收入庫，工行電匯支付，結(jié)算號(hào)DH110，附件1張。
(4)15日，向一二三公司銷售庫存商品一批，不含稅銷售額5000元，增值稅額850元，款未收到，附件1張。(5)15日，結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售成本4000元，附件一張。
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